Оптимизируем хранение
и обработку документов
и обработку документов
О Клиенте
ООО "Чистый баланс" — ведение и сопровождение бухгалтерского учета в Минске
Задача
Решение
1. В процессе работы была проведена экспертиза ценности документов и отобраны документы для архивного хранения, такие как:
— приказы по личному составу
(о приеме, увольнении, об установлении надбавок и доплат, о премировании работников, о предоставлении социальных отпусков и др.),
— расчетно-платежные ведомости по начислению заработной платы и др.
Данные документы за каждый год работы организации систематизированы и сформированы в дела. Дела подшиты в соответствии с требованиями законодательства в четыре прокола, оформлены обложки и корешки дел. Составлены сводные описи дел.
2. Так же проведена систематизация в архивные короба документов временного срока хранения (до 10 лет) по видам документов в хронологическом порядке, на каждый короб оформлен ярлык с указанием года и перечня дел. В соответствии с ярлыками документы включены в каталог в электронном виде.
— приказы по личному составу
(о приеме, увольнении, об установлении надбавок и доплат, о премировании работников, о предоставлении социальных отпусков и др.),
— расчетно-платежные ведомости по начислению заработной платы и др.
Данные документы за каждый год работы организации систематизированы и сформированы в дела. Дела подшиты в соответствии с требованиями законодательства в четыре прокола, оформлены обложки и корешки дел. Составлены сводные описи дел.
2. Так же проведена систематизация в архивные короба документов временного срока хранения (до 10 лет) по видам документов в хронологическом порядке, на каждый короб оформлен ярлык с указанием года и перечня дел. В соответствии с ярлыками документы включены в каталог в электронном виде.
- Выполнить подшивку дел для архивного хранения;
- Провести систематизацию дел временного срока хранения (до 10 лет) в архивные короба с составлением каталога в электронном виде.
Результат
- Сформирован архив организации за весь период работы и составлены сводные описи дел по личному составу и со сроком хранения свыше 10 лет. Все дела длительного срока хранения систематизированы в архивные короба в хронологическом порядке.
- Составлен каталог в электронном виде в таблице Exel, который обеспечивает более быстрый поиск документов, как по виду документов, так и по году их создания. В дальнейшем такое системное размещение документов на хранение обеспечивает более качественный и правильный отбор документов с истекшими сроками хранения для составления акта на уничтожение.
Отзыв клиента
Начните с бесплатной профессиональной консультации по вопросам делопроизводства и архивного дела
Отправить заявку
© 2024. Все права защищены.
ООО «АРХИВ СИСТЕМС КОМПАНИ»
ООО «АРХИВ СИСТЕМС КОМПАНИ»
Контакты
Мы на связи в мессенджерах
График работы компании
пн-пт: 09:00-18:00
Телефон
Email
Заказать звонок
Закажите обратный звонок
и наш специалист свяжется с вами в ближайшее время