Для того, чтобы Ваши сотрудники четко знали какие дела они должны вести в процессе работы, сколько лет должны храниться образующиеся в деятельности документы в каждой организации ежегодно составляется номенклатура дел. При составлении номенклатуры дел используются устав организации (положение о ней), положения о структурных подразделениях, штатное расписание, планы и отчеты о работе организации и структурных подразделений, должностные инструкции работникам, типовые и примерные номенклатуры дел, номенклатуры дел за предыдущие годы, регистрационные формы, справочные картотеки, перечни документов с указанием сроков хранения. Изучаются состав, количество и содержание документов и дел, образующихся в процессе деятельности организации.
Номенклатура дел составляется в каждой организации, как на дела всей организации — сводная номенклатура, так и на дела каждого структурного подразделения.
Сводная номенклатура дел подписывается руководителем службы ДОУ (лицом, ответственным за ДОУ), согласовывается с заведующим архивом организации (лицом, ответственным за архив), экспертной комиссией (далее — ЭК) или ЦЭК организации и утверждается руководителем организации до 1 января года, на который составлена.
Сводные номенклатуры дел организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов, согласовываются с соответствующими государственными архивами и структурными подразделениями по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов один раз в пять лет или после значительных изменений в структуре организации независимо от срока предыдущего согласования и составляются в трех экземплярах. Сводные номенклатуры дел всех других организаций составляются в двух экземплярах.
Первый экземпляр номенклатуры дел хранится в службе ДОУ (у лица, ответственного за ДОУ), второй передается в архив организации в качестве учетного документа, третий — в государственный архив, источником комплектования которого является организация, или в ЦЭК вышестоящей организации для согласования.
После утверждения сводной номенклатуры дел из нее делаются выписки по разделам, которые передаются в структурные подразделения организации для использования при формировании и учете дел, заводимых в этих структурных подразделениях.
В номенклатуру дел включаются дела (документы) постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения, в том числе учетно-регистрационные формы (журналы, книги) и справочные картотеки.
В номенклатуру дел не включаются Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь и другие сборники нормативных правовых актов, печатные издания (брошюры, справочники, информационные листки, бюллетени, реферативные журналы и т. д.), указатели и другие вспомогательные документы.
Номенклатура дел составляется в каждой организации, как на дела всей организации — сводная номенклатура, так и на дела каждого структурного подразделения.
Сводная номенклатура дел подписывается руководителем службы ДОУ (лицом, ответственным за ДОУ), согласовывается с заведующим архивом организации (лицом, ответственным за архив), экспертной комиссией (далее — ЭК) или ЦЭК организации и утверждается руководителем организации до 1 января года, на который составлена.
Сводные номенклатуры дел организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов, согласовываются с соответствующими государственными архивами и структурными подразделениями по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов один раз в пять лет или после значительных изменений в структуре организации независимо от срока предыдущего согласования и составляются в трех экземплярах. Сводные номенклатуры дел всех других организаций составляются в двух экземплярах.
Первый экземпляр номенклатуры дел хранится в службе ДОУ (у лица, ответственного за ДОУ), второй передается в архив организации в качестве учетного документа, третий — в государственный архив, источником комплектования которого является организация, или в ЦЭК вышестоящей организации для согласования.
После утверждения сводной номенклатуры дел из нее делаются выписки по разделам, которые передаются в структурные подразделения организации для использования при формировании и учете дел, заводимых в этих структурных подразделениях.
В номенклатуру дел включаются дела (документы) постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения, в том числе учетно-регистрационные формы (журналы, книги) и справочные картотеки.
В номенклатуру дел не включаются Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь и другие сборники нормативных правовых актов, печатные издания (брошюры, справочники, информационные листки, бюллетени, реферативные журналы и т. д.), указатели и другие вспомогательные документы.
