Новый порядок формирования и ведения личных дел работников
В соответствии с постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 23.05.2024 № 29, которое вступило в силу с 02.06.2024, утверждена новая инструкция «О порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников».
В данной инструкции (п.3) определены категории работников, в отношении которых необходимо заводить личные дела:
- руководители и специалисты государственных организаций;
-в иных случаях — по решению руководителя государственной организации, иной организации
То есть, в государственных организациях по решению (приказу) руководителя теперь дополнительно могут формироваться личные дела на такие категории работников, как служащие и рабочие.
В организациях же частной формы собственности по решению (приказу) руководителя личные дела на все категории работников могут не формироваться.
- п.8 Инструкции определяет документы, которые включаются при формировании личного дела (то есть при приеме на работу), это:
- п.9 Инструкции определяет документы, которые включаются в состав личного дела в процессе ведения (т.е. в процессе трудовой деятельности работника):
- в соответствии с п.10. Инструкции по решению руководителя организации в личное дело при его формировании и ведении могут включаться:
- п.11. Инструкции установлено, что при формировании личного дела документы в нем располагаются в последовательности, установленной в пункте 8 настоящей Инструкции, а документы, предусмотренные пунктом 9 настоящей Инструкции, включаются в личное дело в процессе его ведения в порядке создания (получения), за исключением случая, предусмотренного частью второй настоящего пункта.
Декларации о доходах и имуществе, прилагаемые к ним документы и заключения о результатах проверки полноты и достоверности сведений о доходах и имуществе, указанных в декларации о доходах и имуществе, принятые в установленном порядке на этапах формирования и ведения личного дела, хранятся в отдельной папке, являющейся неотъемлемой частью личного дела, в порядке и сроки, установленные законодательством для хранения личных дел, если иное не установлено Президентом Республики Беларусь.
Документы личного дела помещаются в папку, обложка которой оформляется по форме согласно приложению 3 к данной инструкции.
В данной инструкции (п.3) определены категории работников, в отношении которых необходимо заводить личные дела:
- руководители и специалисты государственных организаций;
-в иных случаях — по решению руководителя государственной организации, иной организации
То есть, в государственных организациях по решению (приказу) руководителя теперь дополнительно могут формироваться личные дела на такие категории работников, как служащие и рабочие.
В организациях же частной формы собственности по решению (приказу) руководителя личные дела на все категории работников могут не формироваться.
- п.8 Инструкции определяет документы, которые включаются при формировании личного дела (то есть при приеме на работу), это:
- внутренняя опись документов личного дела по форме согласно приложению 13 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях;
- общие сведения о работнике (приложение 1 к данной инструкции);
- личный листок по учету кадров (приложение 2 к данной инструкции);
- декларация о доходах и имуществе (для лиц, предоставление деклараций которыми предусмотрено Законом РБ от 15.07.2015.№ 30-3 «О борьбе с коррупцией»), а также прилагаемые к ней документы;
- заключения о результатах проверки полноты и достоверности сведений о доходах и имуществе (при наличии декларации);
- справка-объективка либо ее копия (при наличии);
- копии документов об образовании, обучении, ученых степенях и ученых званиях, академических ученых званиях, в том числе копии документов о подготовке, переподготовке, повышении квалификации и стажировке;
- копии сопроводительных писем (запросов), направленных в государственные органы (организации) в отношении кандидата на должность служащего (при наличии);
- характеристики с предыдущих мест работы (государственной гражданской службы, военной службы, службы в военизированных организациях) лица, поступающего на работу (при наличии);
- сведения из единого государственного банка данных о правонарушениях (при наличии);
- заключения по результатам проверки сведений о кандидатах на должности служащего (для лиц, проведение проверки в отношении которых предусмотрено актами законодательства);
- письменное обязательство, предусмотренное ст.16 Закона РБ «О борьбе с коррупцией» (для соответствующей категории лиц);
- личное заявление;
- направление на работу (свидетельство о направлении на работу) (при наличии);
- копия (выписка из) решения (протокола) по итогам проведения конкурса, предшествующего заключению трудового договора (контракта) (для лиц, назначенных на должность служащего по итогам проведенного конкурса);
- копия (выписка из) документа соответствующей организации (учредителя, должностного лица, коллегиального органа) о приеме на работу (назначении, избрании на должность служащего);
- документы о согласовании назначения на должность служащего, утверждении на должность служащего в случаях, предусмотренных законодательством (при наличии);
- иные документы, включение которых в личное дело предусмотрено актами законодательства.
- п.9 Инструкции определяет документы, которые включаются в состав личного дела в процессе ведения (т.е. в процессе трудовой деятельности работника):
- аттестационные листы работника;
- аттестационные и иные характеристики работника (их копии), составленные и (или) полученные в период работы организации;
- копии документов об образовании, обучении, ученых степенях и ученых званиях, академических ученых званиях, в том числе копии документов о подготовке, переподготовке, повышении квалификации и стажировке, полученных работником в период работы в организации;
- копии (выписки из) распорядительных документов организации (учредителя, должностного лица), о переводе, продлении (заключении новых) трудовых договоров (контрактов), изменении условий трудового договора (контракта), награждении, поощрении, установлении неполного рабочего времени, изменении фамилии, собственного имени, отчества (если таковое имеется), присвоении разрядов, классов, квалификационных категорий, увольнении (освобождении от занимаемой должности служащего);
- копии (выписки из) документов о награждении государственными наградами Республики Беларусь (при наличии);
- копии (выписки из) распорядительных документов вышестоящего органа, иной сторонней организации о награждении, поощрении работника (при наличии);
- декларации о доходах и имуществе (для лиц, предоставление деклараций которыми предусмотрено Законом Республики Беларусь "О борьбе с коррупцией"), а также прилагаемые к ним документы;
- заключения о результатах проверки полноты и достоверности сведений о доходах и имуществе, указанных в декларации о доходах и имуществе (при наличии декларации о доходах и имуществе);
- иные документы, указанные в пункте 8 настоящей Инструкции, созданные (полученные) в период работы в организации.
- в соответствии с п.10. Инструкции по решению руководителя организации в личное дело при его формировании и ведении могут включаться:
- контракт (трудовой договор) с работником, иные документы, послужившие основанием для издания распорядительных документов, предусмотренных абзацами пятым - седьмым пункта 9 настоящей Инструкции;
- документы, подтверждающие уровень владения иностранным языком;
- копии (выписки из) распорядительных документов организации (учредителя, должностного лица, коллегиального органа) о предоставлении социальных отпусков;
- копии (выписки из) распорядительных документов организации (учредителя, должностного лица, коллегиального органа) о дисциплинарном взыскании, которые не включаются во внутреннюю опись документов личного дела и подлежат изъятию из личного дела после снятия или погашения дисциплинарного взыскания;
- иные документы, предоставленные работником либо полученные организацией в случаях, предусмотренных законодательством, которые не включаются во внутреннюю опись документов личного дела и подлежат изъятию из личного дела при передаче личного дела в архив организации.
- п.11. Инструкции установлено, что при формировании личного дела документы в нем располагаются в последовательности, установленной в пункте 8 настоящей Инструкции, а документы, предусмотренные пунктом 9 настоящей Инструкции, включаются в личное дело в процессе его ведения в порядке создания (получения), за исключением случая, предусмотренного частью второй настоящего пункта.
Декларации о доходах и имуществе, прилагаемые к ним документы и заключения о результатах проверки полноты и достоверности сведений о доходах и имуществе, указанных в декларации о доходах и имуществе, принятые в установленном порядке на этапах формирования и ведения личного дела, хранятся в отдельной папке, являющейся неотъемлемой частью личного дела, в порядке и сроки, установленные законодательством для хранения личных дел, если иное не установлено Президентом Республики Беларусь.
Документы личного дела помещаются в папку, обложка которой оформляется по форме согласно приложению 3 к данной инструкции.