Законодательство по архивному делопроизводству

Перечень основных нормативных документов в области архивного делопроизводства:

1. Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 №4 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь»
2. Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 №143 «Об утверждении Правил работы архивов государственных органов и иных организаций»
3. Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 №140 «О некоторых мерах по реализации Закона Республики Беларусь от 25 ноября 2011 года «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь», постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.03.2018 №56 «Об изменении постановления Министерства юстиции Республики Беларусь »


ГЛАВА 5. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ
п.25. Номенклатура дел организации составляется в каждой организации независимо от наличия типовой или примерной номенклатуры дел.
п.27 Сводная номенклатура дел составляется ежегодно, подписывается руководителем службы ДОУ (лицом, ответственным за ДОУ), согласовывается с руководителем архива организации (лицом, ответственным за архив), ЦЭК или ЭК организации и утверждается руководителем организации до 31 декабря года, предшествующего тому, на который составлена.


ГЛАВА 10. ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ
п.73. Полное оформление дел предусматривает:
систематизацию документов дела; подшивку или переплет дела; нумерацию листов в деле; составление внутренней описи документов дела (в случаях, определенных пунктом 78 настоящих Правил); составление листа-заверителя дела; оформление и уточнение реквизитов обложки дела.


ГЛАВА 14. СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ГОДОВОГО РАЗДЕЛА СВОДНОЙ ОПИСИ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ
п.110. Годовой раздел сводной описи составляется ежегодно. Годовой раздел сводной описи дел должен быть составлен и утвержден в установленном порядке не позднее чем через два года после завершения дел делопроизводством.

В организациях, в которых объем ежегодно образующихся дел постоянного хранения незначителен (до 15 дел в год), раздел сводной описи дел может составляться за несколько лет, но не более чем за пять лет.


ГЛАВА 17. СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ГОДОВОГО РАЗДЕЛА СВОДНОЙ ОПИСИ ДЕЛ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ
163. Годовой раздел сводной описи дел по личному составу составляется ежегодно. Годовой раздел сводной описи дел по личному составу должен быть составлен и утвержден в установленном порядке не позднее чем через два года после завершения дел делопроизводством.

В организациях, в которых объем ежегодно образующихся дел по личному составу незначителен (до 15 дел в год) раздел сводной описи дел может составляться за несколько лет, но не более чем за пять лет.

165. Годовой раздел сводной описи дел по личному составу составляется по форме согласно приложению 21 к настоящим Правилам.

Заголовки дел в годовом разделе сводной описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку в следующей последовательности:

— приказы (иные распорядительные документы) по личному составу;
— личные карточки работников;
— лицевые счета (расчетные листки) по начислению заработной платы работникам;
— личные дела работников;
— невостребованные трудовые книжки;
— документы заседаний аттестационных, квалификационных комиссий, комиссий по присвоению классов, конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должности, иных комиссий по вопросам приема (назначения на должность), перевода, увольнения работников, исчисления размера заработной платы и т.п.;
— документы об авариях, несчастных случаях на производстве, профессиональных заболеваниях;
— документы об аттестации рабочих мест по условиям труда и подтверждающие занятость работников на работе с вредными и (или) опасными условиями труда.


ГЛАВА 13. УНИЧТОЖЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ С ИСТЕКШИМИ СРОКАМИ ХРАНЕНИЯ
102. Отбор документов и дел к уничтожению осуществляется по результатам экспертизы ценности документов после подготовки сводных описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу и оформляется актом о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.
107. Документы и дела с истекшими сроками хранения разрешается уничтожать только после утверждения руководителем организации акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, в соответствии с требованиями пункта 106 настоящих Правил.

Отобранные к уничтожению и включенные в акт документы передаются организациям, ведающим заготовкой вторичного сырья. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено. Сдача документов оформляется приемо-сдаточной накладной. Дата сдачи и номер накладной указываются в акте.